“打杂”、“轻松”、“谁都能做”……

在日常工作中，行政的工作总是因为重复繁杂而被低估，那么如何让「行政价值」更直观，将行政的隐形付出转化为老板和员工都认可的显性价值呢？

小知通过构建企业行政价值显性化的三维策略模型，从量化证据、体验感知、文化传播三个方面拆解行政价值，助力行政人打破“存在感困境”。

首先，将看似琐碎的行政的工作量化、数据化，有效地将行政的工作展现出来，才能让其他人看到行政的付出和所取得的成绩，可以从以下几个方面展开：

行政工作虽然琐碎繁杂，但其实很多都是流程化的，我们可以通过构建标准化的工作流程，将行政工作中的高频事务进行拆解，通过绘制SOP流程图，让工作链路更加透明。

比如常见的行政接待、活动策划、选址搬迁、固资管理等，这些看似杂乱无章的“琐事”，通过流程化处理，既可以让你的工作更清晰，也可以让其他人看到你的工作内容。

△示例：行政接待SOP，点击跳转《行政必备：超详细接待SOP（建议收藏）》

同时，线上化流程追踪是提高行政工作透明度的关键，通过使用各种智能化管理工具，可以实现任务分配、进度跟踪和项目管理的自动化和可视化。

例如，阿里园区设备智控率达到97%以上 ，在联动控制方面也可以建立规则，通过环境联动，控制会议室联动，设备启停联动等，从接到工单到处理工单，再到完成工单，实现一站式管理。

△阿里巴巴智慧园区运行监测中心与设备运行数据示意

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行政需要懂得用数据推动工作内容，懂得从数据建立日常行政服务预警机制，才能发挥更大的作用。所以想要让自己的行政工作更进一步被大家看到，还可以根据行政工作，来细化、量化标准，用数据进一步做对比，利用有效数据，量化行政成果，可以重点关注以下几个关键指标：

1、成本管控

自从降本增效的概念提出后，行政就肩负起企业降本重任，行政费用节省率也成了领导们着重关注的目标，因此做好行政费用管理，显得尤为重要。

△行政费用管理制度，点击跳转《行政费用管理如何更高效？一份制度搞定！》

同时，很多行政也在不断探索“花小钱，办大事”的方法，比如通过提升员工生活中的一些比较细节的点，来提升员工的体验，从而达到“花小钱，办大事”的目的。比如，蝉大师&蝉妈妈在办公区设置了一面色彩鲜明的糖果墙，一颗多巴胺糖果，拯救职场困惑，为大家带来一天的好心情。

西山居行政在公司放置了共享雨伞，方便员工取用，确保大家雨天安全出行。

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2、效率提升

信息化时代，效率成了大家争相追逐的目标，也可以将平时帮助大家提升效率的举措进行成果化展示，比如通过行政部的改革，流程耗时缩短比例，如报销审批从3天降至1天。

在数字化转型方面，美团经过数年时间的建设，通过标准化、流程化、系统化的梳理和建设，完成了阶段性的转型，实现了行政管理的进阶，达成了效率和成本的双效提升，并由此诞生了美团行政业务帮手——海星。

△美团行政转型历程，点击跳转《行政管理进阶之路--美团行政转型历程》

3、员工体验

还可以从员工体验入手，将满意度调研得分、行政需求响应及时率等数据进行公开化展示，让大家更加了解行政的工作情况。

我们前边提到了阿里的智慧园区系统，在人性化方面，阿里也会非常注重员工体验的指标，系统会实时更新工单的完成率。

同样的还有京东的IBMS智能楼宇管理系统，它24小时不间断地监测着办公环境的各种参数，遇到异常，系统就会立刻推送工单，职场的微小问题，也能轻松被发现，同时控制着职场的各种硬件，比如灯光、空调等，对员工需求的响应速度非常快。

还可以在一些小细节上提升员工体验，比如，在茶水间的设施设备上添加温馨贴士，玺承集团的行政就为茶水间的咖啡机，特别出了两版使用说明：简易操作版+详细说明版，来辅助大家更快速地去使用咖啡机。除此外，冰箱也添加了使用守则，微波炉更是标注了一些不能放的物品/食品。与“员工”方便的同时，也保障了茶水间和员工们的安全。

还有一个最近经常被提及的——给员工提供情绪价值。比如心动公司就从员工吃的方面入手，在公司每层都会配备“能量补给站”，不限量免费供应茶水饮料和小零食，每天下午还会供应鲜切水果下午茶，这谁能不心动？

最关键的还是服务成果的展现，行政岗位所做的工作比较繁杂，老板和员工所关注的重点都是结果，所以对于工作成果要尽可能的数据化，用数据展现行政的工作的价值。比如可以列出今年各类活动都举办了多少次、0成本的活动有哪些、大家满意度比较高的活动有什么。

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在行政的工作中，员工与客户的体验感知也是一个非常重要的点，可以通过一些关键的触点，来提升他们对行政工作的感知和认可，这种感知不仅仅是表面的，而是要深入到他们的日常体验中，让他们在互动中感受行政工作的价值。

想要提高员工对行政服务的感知度，就要让员工知道行政为他们做了什么，增强服务的透明度。可以从高频轻量曝光、惊喜时刻设计、沟通反馈机制来入手。

1、高频轻量曝光

高频轻量的曝光是指在员工日常活动的高频区域轻量化展示行政为他们提供的服务，这样可以有效提升行政工作的可见度，让员工在日常工作中能直观感受到行政工作的高效与价值。

华为北京在解决卫生间异味问题时，将问题解决方案在公众号进行了公示，并附上了解决的进度。

还可以在企业微信/钉钉等公司的公共平台推送“行政服务快讯”，比如在降温季、暴雨季、病毒高发季等时期，华为北京都会在公众号推送提醒，还会附带其他注意事项：

△暴雨提醒，上下滑动查看更多

△寒潮预警，上下滑动查看更多

也可以定期在平台推送行政工作总结，例如贝塔科技的行政就在公众号开设了每周行政期刊，最新公司新鲜事、最新福利公示、职能服务信息等工作生活的方方面面全部涵盖，每周五都会在公众号更新，内容丰富又有趣。

△零食大选活动

要给员工设计一些惊喜时刻，制造一些超预期的体验，让他记住一些值得记录的瞬间。这里可以巧妙地借用峰终定律，比如在年会结束后给员工送上感谢信和福利。

还可以在一些特别的纪念日，比如员工的生日、入职周年等纪念日为员工送上祝福。微思敦的小敦员工中心会在员工的入职纪念日当天，向员工发送专属祝福语，感激员工的付出，庆祝ta取得的成就，并且期待更精彩的未来。在当月的晨间广播里，也会向该月迎来司龄的小敦们送上定制祝福。

除了直接为员工提供行政服务，还需要关注员工自我的表达，这就需要行政来搭建起完善的反馈通道，来了解员工的真实想法，员工反馈通道的搭建可以参考以下几种方式：

1.线上通道

线上的反馈渠道接收速度快，沟通成本低。比如行政热线电话、意见反馈群、意见邮箱、二维码等，可以接收员工的报修、咨询、投诉。

行政服务热线应该大部分公司都有开通，譬如四维图新、华为、文思海辉等公司都有搭建自己的行政热线。

 

△华为行政热线24小时客服在线

阿里的行政小伙伴为了提高餐厅的服务质量，部分用餐座位上设置了小按铃，只要有任何餐饮问题需要解决，按下按铃，就会有工作人员及时响应。当然也可以通过桌面的二维码，进行扫码反馈建议和意见。

2.线下通道

还可以试试通过线下的渠道，给大家一个面对面开放交流的沟通机会。同程旅行专门设置了同程行政日，去年已经是他们举办的第四届行政日了，只要反馈平时遇到的问题就可以得到相应的小礼品，同时还会为大家策划丰富的活动。

京东餐厅招募员工代表成立了膳食委员会，让员工们能亲自去后厨转转，投票准备上新的菜品，有啥吃的问题也能直接说出来，真正的做到了尊重员工的想法。

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作为给公司客户和来访人员的第一印象，要提高客户对于行政服务的感知度，就需要从专业化的接待入手，把接待工作做好，不仅能够直接展示公司行政能力，更重要的是能帮助树立公司外部形象，向外部客户和人员传递公司企业文化。

1、接待SOP升级

为了让客户有更好的体验，可以进行接待SOP升级，在接待前，针对不同的客人采用不同的接待规格，将这部分制定成一份公司接待管理标准文件，方便后续使用。一般来说，我们可以将来宾分为四个接待等级：

在做接待工作进行时要根据客户分类以及级别等进行相应的车辆、住宿、用餐等安排。

为了给员工及访客更好的停车体验，科大讯飞在门口放置了智能停车指引牌，它会自动识别车牌信息、查询车库空置停车位并相互匹配，驾驶者可以根据指引牌上提示的区域快速找到车位。

2、制作《接待服务白皮书》

还可以试试制作一份接待服务白皮书，明确从车辆安排到茶歇话术的标准动作，通过详细的流程和标准，提升客户对行政接待服务的满意度和认可度。

华为就把“接待客户”的服务变成了标准化的产品，从客户在机场落地，接机，公司参观、展厅讲解、午餐、文化交流、高层座谈...一整个标准化的接待产品，即使有几批客户同时参观，也可以让客户感受全公司拟公司为一个客户在服务。

企业文化是很多行政一直在做的事情，文化传播的核心是通过情感化、故事化的方式来获得大家的认可，而行政价值的触达也可以通过这种方式，来向大家展现行政的日常，从而改变行政在大家心目中的形象和价值。

以打造IP的思维和方法来开展品牌的建设和重塑是比较常见的形式了，很多企业都有自己的IP，所以也可以好好利用这一点，来打造行政人的IP。

1、人格化形象

打造“行政守护者”IP，通过漫画形象和slogan，比如“你的需求，我的KPI”，将行政工作拟人化，使其更具亲和力和辨识度。这种人格化形象可以融入到各种通知、物料设计中，让员工在日常工作中随时随地感受到行政的存在。

比如转转结合企业特色及关键词“可持续性”为行政服务定位：转转行政，提供可持续的行政服务！并为行政设计了IP形象“哆啦行政”，在形象和logo升级时还专门发布视频告知大家。

再比如，去哪儿旅行的吉祥物是一只叫小驼的骆驼，而他们的行政会自称行政驼，并且在每次活动中，都会有这只代表行政部门的行政驼为大家送去福利，来加深大家对行政部的印象。

△元宵节的行政驼

△年末送温暖的行政驼

△圣诞节活动的行政驼

还可以通过一些互动性的条漫来了解行政团队的多面性，例如狮厂的《你以为的行政vs你不知道的行政》系列。

△图片来源于苏宁易购官方平台

2、系列化内容

制作一系列与行政工作相关的内容，如漫画故事、短视频、图文并茂的工作日志等。这些内容可以通过企业内网、微信公众号、钉钉等平台进行传播，让员工在轻松愉快的氛围中了解行政工作的具体内容和价值。

玺承集团的行政创建了行政专属的小红书账号，用来分享行政部的工作日常、活动创意，让行政的工作以轻松有趣的方式展现在大家的眼中。

△来源玺承小梨

宇信科技曾以《平凡点滴见成长》为主题，让行政部门的员工讲述自己工作经验和成果：

△截图来源于宇信人公众号

还可以通过内外部的传播渠道来扩大行政部门的影响力。

1、内部传播渠道

可以充分利用企业的内部渠道，如内网、公众号、视频号，开设《行政背后》专栏，连载一线行政人员日记。

苏宁易购发布的行政版本的《三十而励》MV，打造了狮厂行政大片，展示了行政人的心声，体现出了苏宁行政人给企业带来的价值和力量。

△来源于苏宁易购官方平台

还可以在办公区走廊布置“行政故事墙”，每季度更新主题，如“降本增效季”“员工关怀月”，将行政故事以实体的方式展现在大家眼前。

如果有机会面对面地向公司同事们介绍，那自然更加印象深刻。比如曾引发热议的小米食堂员工演讲“小米麻花的爆款之旅”，就是一次后方职能部门和服务部门展示自己实力和价值的机会。

△图片来源于小米官方平台

2、外部影响力

可以多多关注行政类的峰会，比如在知行晓政2024首届新行政大会中，众多行业专家、学者和企业高管，都分享了他们的见解和经验，在线下参会时能会遇到很多同行，大家可以一起交流行政管理的经验。

△知行晓政2024首届新行政大会

还可以加入一些行政类的社群，大家在线上进行交流，比如知行晓政旗下的实名制社群【知行club】，发展至今已拥有10W+优秀的伙伴，均为企业行政(Admin)、企业不动产(CRE)、设施管理 (FM)等企业职能人员。

△部分群聊展示

也可以邀请媒体报道行政团队，通过他们将行政工作系统化的展现给员工，比如小知的企业探访和行政人采访，大家有需要也可以联系小知哦。

通过构建企业行政价值显性化的三维策略模型，从量化证据、体验感知、文化传播三个方面着手，让老板和员工看到行政工作的关键作用，让行政的价值被看到。为了方便记忆，小知还为大家准备了一个简单好记的落地口诀：先有数（量化），再露脸（体验），终入心（文化）。

希望大家的「行政价值」都能被看到！

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