对于行政来说，采购是一个绕不开的话题。

而办公用品采购作为难度系数大、采购品类最为繁杂的一大采购任务，时常让行政er感到头疼。

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要想提高采购的效率、降低采购成本，建立标准的办公用品采购流程十分重要，今天就来分享一下办公用品采购的SOP，拿起小本本赶紧学习起来吧~

采购流程图

通常来说，行政可规定需求部门负责人或者对接人，在固定时间汇总该部门办公用品需求，并完整填写《办公用品申请表》，然后邮件发送至行政部。

小知为大家总结了《办公用品申请表》应包含的基本内容，可根据实际情况调整。

行政再根据不同部门发送的采购清单进行汇总，汇总完后，行政需要进行合理评估，方可确定实际总共需要采购的办公用品名称、数量、规格以及预算等。

审核人员由公司内部审核机制决定

不同类型和规模的企业、不同的采购情况，选择的办公用品采购方式不尽相同。行政可以针对自身企业情况对以下三种形式对号入座。

一般适用于体量较大的公司。由需求方提出招标条件和合同条件，多家供应商同时投标报价。一般在签约后，会对供应商产生约束力，从而有助于确保物资质量及交期。相对的，招标采购耗时更长，不适用一些急采的办公用品。

供应商供货相对来说，是一种比较传统的采购方式，适用于采购量较小的办公用品采购。大都是固定供货商供货，当处于急采办公用品情况时，一般能够更快解决。

平台采购大多数企业更偏好采用这种形式，足不出户即可完成采购。目前比较常见的几大品牌电商平台如淘宝、京东、拼多多、苏宁等，以及一些专做办公用品品类垂直电商平台如晨光科力普等，都可以选择。不过在网上采购，更要注重供应商信誉和产品质量。

确定完采购方式之后，行政便可以开启市场调查和供应商的筛选了。

办公采购清单确定之后，就可以开始对市场上的同类产品进行价格和品牌的横向对比，提前做到心中有数。

了解价格与品牌的方式有很多，最便捷的就是通过线上采购平台，了解产品外形、参数、功能等，而且更容易做到货比三家，节省采购成本。或者也可以直接向供应商询价、索取报价单、确保获取竞争性的价格。

获得报价以后，行政需要将报价单和采购建议（采购计划和预算）提交给负责的领导或相关部门进行审核。如果审批未通过，就要重新进行市场调查。

如果审核通过了，则根据审批结果，选择最合适的供应商进行采购。

行政再与供应商反复进行磋商谈判，明确标的物、价格、质量、数量、交货时间、付款条件、服务及风险赔偿等各种信息后，最后将这些以合同形式明确规定下来，再发起合同审批。

审批通过之后，行政便可以开始采购的执行了。

开启采购订单之后，行政要实时跟踪订单状态，确保供应商按合同要求及时交货；发生异常问题也好及时处理。

收到办公用品后，行政要按采购需求进行验收，确保产品符合要求。

*通常包括数量和质量的检查，质量检查方法可以是抽样检查。

检查合格后，方可进行入库，按照货物种类、规格、等级等分区堆放，并按订货单序号和货单类容在办公用品收发存台账上登记留痕。

同时别忘记填写《办公用品出入库登记表》。以下表格包含了一些基本内容，大家可根据本公司的实际情况调整表格内容。

办公用品检验合格并入库后，行政就可以给供应商支付货款了。具体来说，可在收到发票后，对照订购单、交货单、入库单，确认三单货名、数字相同，由财务部支付货款。

当然在到货之后，行政也需要对产品及使用反馈、供应商服务等方面进行评估，以此来判定未来是否有继续合作的机会。

供应商评价表

最后，要想降低办公用品采购的成本，平时就需要注意做好办公用品的管理，为此小知整理了以下几个小建议：

📌tip 1：建立好办公用品管理制度；

办公用品管理制度应确保办公用品的申请、审批、采购、领用、库存等各个环节的管理都有明确的规定和操作流程。

📌tip 2：提醒办公用品使用规则；

有了制度，还需要日常的提醒来督促员工们规范使用办公用品。例如群里告知文具领用方流程，建立领用登记手册。（小重点：行政需要将办公用品分类清楚，标卡规范、采用物品标签填写正确）

图源：小红书

📌tip 3：促进办公用品循环使用；

设立办公用品共享区域，并在办公用品领用处放置提示标牌，增强员工节约使用办公用品的意识，帮助办公用品的降本。

图源：小红书

图源：小红书

📌tip 4：利用智能货柜；

智能货柜的这一选项，其实可以实现采购量和需求量的精准匹配，减少冗余和浪费的情况。也可以将纸质登记领取转为线上实名登记，数字化管理更高效，也更精准。

*华为在职场中设置了“智能文具柜”，扫码即取，自动结算。既省去了填表申请等一系列繁琐的流程，又能通过后台的数据分析，科学合理地分配资源。

*Focuswork办公用品自助领用终端后台数据

📌tip 5：设置库存线.

日常管理中，行政还需要注意的一点是，做好办公用品的库存统计，并设置好库存线，在触及库存线时及时进行库存补充，就可以避免办公用品的零碎采购，规避重复劳动，大大提高工作效率。

对于行政er来说，办公用品采购是一项比较难下手的项目。所以采购前的准备、采购的流程、采购当中的细节都需要行政小伙伴仔细对待。

希望以上的内容，能够帮助行政小伙伴们在采购和管理办公用品时更加得心应手~

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