关于行政好习惯系列，小知之前有做过一期——《行政工作中的10个好习惯》。
这次小知想听听一些有经验的行政er的意见，看看有哪些好习惯让行政人在职场生涯中比较受益。
根据一些有效回复，小知最后整理出了行政人的七大好习惯，一起来了解一下吧~
“工作留痕”是提及频次最多的一个习惯。大多数行政er认为这样做可以帮助提高工作的可回溯性，明确自己的工作范围、任务分工和完成情况，同时可以更好地维护自身利益和权益。
1、沟通留痕
一方面我们需要在工作的渠道保留好沟通信息，例如通过电子邮件、正式信函或公司指定的沟通渠道（如企业微信、钉钉、飞书等）进行重要沟通，并保留记录。
“我入职到现在所有的工作聊天记录和邮件都保留，因为真的会有人时隔2年来翻旧账。”
“拍照截图，微信或者钉钉上留下费用和报备痕迹。”
另一方面，在和其他部门的同事或领导口头沟通某件事项时，尤其是需要对方协助时，务必通过企业的沟通软件或邮件重复具体要求、时间节点和注意事项。例如口头搞聚餐或活动时，也要通过微信再确认时间、地点等信息。
“口头+笔头同时沟通，留好痕以备不时之需。”
“能一段话打出来的绝不分两段打，避免有心之人截图乱传，断章取义。”
2、信息确认
除了日常的沟通之外，在正式的工作任务执行中，行政也要养成通过书面形式确认关键信息，避免误解和错误的习惯。比如领导安排任务时，可以录音，随后进行整理和确认；有工作中遇到不确定的事项，及时与领导沟通，并明确工作内容。
“不接受任何口头形式的工作对接。”
“干活留下痕迹，凡事请示领导。”
3、数据备份
行政人的文件资料杂乱繁多，难免会遇到找不到资料，亦或是不小心删除的情况，因此行政er需要养成定期备份重要数据和文件的好习惯，可以使用一些云服务（如百度网盘、夸克网盘）或外部存储设备。
这也是小伙伴们十分推崇的习惯之一。除了掌握一些办公软件的应用技巧、利用各种提效的办公辅助小工具，AI平台也要好好利用起来，为自己的工作减负。
1、善用线上线下办公软件
“用power query处理数据；用power bi做数据分析；用kimi提取文件内容；用讯飞星火提供文案思路；这几个给我提高了80％的工作效率。”
“可以用思维导图记录工作流程和细节。”
“日常提交的材料，形成固定（标准）模板，需要时只要修改内容就能快速输出。”
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2、善用办公辅助型小工具
“桌面日历了解一下？每天按照要处理的事情紧急程度排个序，一件件参照着做完。如果有需要日报的也可直接复制粘贴，不会遗漏。”
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3、善用AI工具
“学会用AI，减负很多，多个AI平台换着用。”
“其实AI还得靠自己有技巧的提问，才能更好的运用发挥到极致。”
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行政人的工作相对来说比较零碎，涉及的工作内容又很广，这个时候就需要我们养成工作前计划、工作中记录跟踪、事后按时复盘总结的好习惯，来确保工作的连贯性和有效性。
工作前期：
“建立to do list--Year/ month / week / day 。”
“习惯做计划，并跟进执行进度。”
“用excel拉计划表，做数据。”
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工作中：
“每做一件事，都要记录下来。免得领导突然统计工作量。”
“写日志时把今天干了和没干的分出来。没干的写在便签纸上第二天来了先干。”
“搭建日常工作跟进表，再及时复盘，能达到好的效果。”
“我每天都写日报，写周报、月报吧，到年底很方便汇总。”
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工作完成后：
“任何活动结束后，第一时间形成总结PPT，优点缺点都写清楚。”
“及时做好活动总结复盘。”
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除了上述提到的一些习惯外，会议记录和复盘会议也算是提高工作质量的好习惯。如会议中及时整理会议记录，会后回顾工作成果和不足，总结经验教训。
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好习惯top4便是养成良好的沟通习惯。看似很细节的沟通，往往可能关系到工作能否顺利推进，对最终结果也会产生重大影响。为此，群友有以下的一些沟通建议：
01 回应迅速，态度热忱
“已读必回，秒回信息”
“会发表情包活跃氛围；”
“凡事有交代，件件有着落，事事有回音。”
02 察言观色，灵活沟通
“该说的多说，不该说的别说。”
“不要多嘴，也要多一嘴。”
“察言观色，少说话。”
“根据不同的人说不同的话。”
（有些场景下多说一嘴总是好的，比如提醒员工们节约用电，而有的时候行政可以少出声，比如事务不在行政人的管辖范围内时，或者牵扯到公司的保密性的内容时）。
除此外，以下三个沟通习惯也很重要：
（示意图/图片来源：自己做的）
05 定期与相关部门同事交流。行政在公司中处于中间位，要明确了解领导的想法外，还要了解其他员工的需求或意见。只有定期与其他部门同事沟通的习惯，才能让工作进展更加顺利。
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行政工作内容的庞杂，导致其电子和纸质的资料也非常多。如果没有很好的保管和秩序规整，一旦找起来，就会很费时间。因此养成资料妥善整理的习惯尤为重要。
1.电子文件整理习惯
a.统一文件命名方式
小知比较推荐大家将时间命名和“十进制分类法”结合使用，近期在用的文件采取时间命名，存档文件采用十进制分类。
十进制分类法，每一级都可以无限细分且序号不重复。比如第一级是000、100、200...，他们向下的分类就是010/020/090、110/120、210/220...具体可见下方示意图，每一级都有9个编码，这9个编码还可以继续细分。需要用的时候，根据文件名关键字搜索即可。
*图片以及方法，来自小红书up-图图
文件较多时，可以不将每个文件名都细分到序号，一般来说4个级别分类就足够细致，最后一级文件夹中的文件，标注好事项名即可。如上图“011-01图书馆买书发票”文件夹中，里面的文件命名是xxx图书发票、xxx图书发票即可。
b.文件分类存放
看懂上面的文件命名规则，你一定发现了，只有将自己的工作事项清晰分类才能有效使用。这里小知教你一个MECE工作分类思路：即把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务的方法。它主要有两条原则：
第一条是完整性，说的是分解工作的过程中不要漏掉某项，要保证完整性；
第二条是独立性，强调了每项工作之间要独立，每项工作之间不要有交叉重叠。
整理分类的过程，同时也在帮你梳理工作思路。
2.纸质文件整理习惯
整理纸质文件前，可以准备以下工具：
不同颜色燕尾夹，若干
不同颜色文件夹，若干
标签打印机，一个
A5活页文件夹，一个
风琴包，一个
文件收纳盒，若干
整理近期在用文件时，可以用燕尾夹的颜色来区分不同内容。可按照工作事项、重要程度、文件类型进行分类。每个燕尾夹后面可以用标签纸贴上文件内容，方便使用时快速查找抽取。
各种票据、证件、各种说明书等，可以用A5活页文件夹收纳，内页袋可以根据需要自由搭配，需要的时候还可以直接连袋子一起拿下来。
*来自@开心的胖球
需要留档的文件以及近期也不再使用的文件，则用风琴包分类收纳，风琴包背脊贴上标签用以分类。风琴包内部文件，可以贴上月份数字+内容做标示，方便查找。
文件收纳盒可以分成两类：高频文件盒、低频文件盒。高频文件盒中放置近期常用的内容，低频文件盒可以收纳已经归档分类好的风琴夹们，也可使用立式风琴夹代替。
*立式风琴夹
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细心对于行政的重要性想必不用多说了，有时候多检查多观察，把事情考虑周到再行动，会让行政少走一些弯路，提高办事质量。
“当行政多观察，事情又细又要有大局观。”
“盖合同的时候多看看，文件多检查，审批多看看。”
“每天早上用10分钟楼宇工位转转，看看有啥需要帮忙的，有啥遗漏的工作。”
“做一个项目之前各方面尽力考虑周全，谋之而后动。”
“做方案前先搞个思维导图给领导看，没问题再行动。”
“有时候领导交代的不要那么急干，要给领导一个冷静期。”
“多学习，终身学习，全面学习"，毋庸置疑是个值得培养的好习惯。有的小伙伴推荐学习办公相关的流程和技能，有的则推荐多学习一些软实力的课程。
“办公软件用得6，确实会给自己很多机会”
设计类：PS作图；
表格类：数据透视表 vlookup；
报告类：PPT要做得好，也要讲得好；
公文类：撰写规范、准确的公文和文档；
视频类：会剪辑视频也是很好的技能；
文案类：活动后会写文案，也深得领导的心。
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“及时了解新的政策、流程和办公技术，提升工作效率。”
“锻炼眼力劲和看人的本事，可以多学习一些心理课程。”
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好习惯不可能一蹴而就，都是不断刻意练习的结果。长此以往，将会对你的工作带来意想不到的收获~
